Das Meeting eures Lebens

Worauf ihr ab jetzt verzichten könnt

Auf all die nervigen Details eurer bisherigen Meetings. Jene, die wir bereits erwähnt haben und alle weiteren, die wir vielleicht gar nicht bedacht hätten. Das Thema der Ineffizienz von Austauschprozessen haben wir schon mal angeschnitten. Was wir damals jedoch noch nicht erwähnt haben, ist der Hauptgrund warum so viele Meetings scheitern: Menschen sind nicht dafür gemacht einfach nur zu reden. Wir brauchen Anleitungen, Richtlinien, greifbare Materialen. Ein Setting, in dem wir all unsere Sinne einbringen können.

Teamwork makes the dream work

Klingt abgedroschen, ist aber so. Das hat auch einen wichtigen Grund, da die meisten Meetings Teamwork nicht berücksichtigen. Es braucht ernst gemeinten Zusammenhalt des Teams. Das ist die Basis für gelungene Kommunikation, sowohl intern, als auch extern. Erreichen kann man dies am ehesten durch die Einbringung verschiedenster Perspektiven. Ein Tipp wäre, für gewisse Meetings Personen aus dem Unternehmen einzuladen, deren Abteilung nicht am Projekt beteiligt ist. So erhält man einen neuen Blickwinkel auf die eigenen Schaffensprozesse. Sozusagen einen Blick von außen, aber von innen. Praktisch, findet ihr nicht? ?

»Meetings let us play with ideas, solve tough problems together, and feel like a team. That’s basically the entire reason I come to work in the first place!« Braden Kowitz, Co-Founder Range

Der Weg ist das Ziel

Während Meetings werden Meinungen ausgetauscht, die Köpfe rauchen und die Anstrengung ist groß. Es braucht daher jemanden, der die Gruppe im Zaum hält. Jemanden der darauf achtet, dass nicht überzogen wird, jede*r zu Wort kommt und die Themen diskutiert werden, weswegen das Meeting eigentlich stattfindet. Bestimmt diese Rolle noch vor Beginn des Meetings, stellt sicher, dass alle im Raum darüber Bescheid wissen und vergewissert euch, dass sich alle Beteiligten damit wohlfühlen.

Zusätzlich könnt ihr euch verschiedenen Tools bedienen, die den Ablauf des Meetings effizienter gestalten. Miro ist dafür euer bester Partner. Dort können Informationen gesammelt werden, die nicht perfekt angeordnet sein müssen, um Sinn zu ergeben. Es ist der Platz für weitläufige Braindumps, für erste Scribbles und Schlagwörter. Ein hierarchisch gegliedertes Dokument könnt ihr bei Bedarf im Anschluss an das Meeting zusammenfügen. Das bietet gleich einen doppelten Vorteil: Einerseits sind die wichtigsten Ergebnisse des Meetings bereits klar. Andererseits braucht es für deren Zusammenfassung nicht das ganze Team, sondern nur wenige Teammitglieder, welche die Ergebnisse in einem Dokument sammeln und aufbereiten. Effizienz pur.

Mehr Vorbereitung, weniger Nachbereitung

Ihr möchtet eure Kolleg*innen von eurer neuen Idee überzeugen und bereitet eine Präsentation vor? Cool. Noch cooler wäre es aber, wenn ihr ihnen eure Idee zeigt. Ihr braucht keinen Prototyp zu basteln, aber überlegt euch wie ihr eure Gedanken fassbar machen könnt. Verwendet Requisiten. Zeigt die Details. Sprecht frei und setzt auf Bildmaterial. Vermittelt ein Gefühl. Eure Kolleg*innen werden besser verstehen was ihr übermitteln wollt und es bringt eine willkommene Abwechslung in den konstanten Einsatz von Powerpoint-Folien.

Entscheidung gut, alles gut

Nach einer gelungenen Präsentation aller Ideen der Meeting-Runde solltet ihr darauf achten, dass ihr euren gemeinsamen Termin nicht mit den Worten »Super Ideen hatten wir heute.« beendet. Es braucht klare Entscheidungen und Zuordnungen von Tätigkeiten. Ansonsten wird durch mangelnde Zuständigkeiten der beste Einfall dennoch zum Reinfall. Organisiert Projektteams, vergebt konkrete (Teil-)Aufgaben und setzt noch während dem Meeting eine Deadline für die Umsetzungen. Bedenkt dabei, das nicht nur für die großen Ziele zu tun. Oft scheitert es an den Details, die übersehen wurden. Auch wenn es noch so pingelig erscheinen mag: Findet ein Enddatum für jede Aufgabe.

40 Minuten, ab jetzt

40 Minuten, so lange dauert ein gratis Zoom-Call mit mehreren Personen. Wir wollen hier keine Werbung für Zoom machen, aber der Gedanke ist prinzipiell nicht schlecht. Unabhängig von der Größe eures Teams, sollte es völlig ausreichen in 40 Minuten eine Entscheidung zu treffen. In unserem Sprint-Denken ist das schon das Doppelte an Zeit, das wir für die Entscheidungsfindung investieren. Schneller geht also immer. Was man dabei dennoch nicht vergessen darf, ist die Effizienz der getätigten Beschlüsse. Lasst euch von der tickenden Uhr nicht einschüchtern. Wenn ihr etwas mehr Zeit braucht ist das ok, ihr seid schließlich euer eigener Wecker. Gewöhnt euch nur nicht daran an auf snooze zu drücken, denn dann wäre der Sprint-Gedanke obsolet.

Wie Meetings auch remote funktionieren

Apropos Zoom. Derzeit finden wohl die meisten Meetings in unseren Homeoffices statt. Das muss kein Effizienzdefizit bedeuten. Nur weil es einfach ist, schnell ein virtuelles Meeting zu eröffnen und mehrere Leute zusammenzubringen, bedeutet es allerdings nicht, dass keine Strategie dahinter steckt.

Für ein erfolgreiches Remote-Meeting solltet ihr auf folgende Aspekte achten:

• Implementiert alle bisher genannten Tipps auch in eure Remote-Meetings und passt sie gegebenenfalls an euer konkretes Setting an.
• Setzt ein klares Ziel für jedes Meeting und notiert dies in der Einladungsmail oder im Kalendereintrag, sodass alle Beteiligten es deutlich sehen können.
• Beginnt das Remote-Meeting mit ein paar Minuten, in denen alle Teilnehmer*innen nochmal über eure schriftlich zusammengefasste Zielsetzung lesen können. Das garantiert, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind.
• Haltet alle Entscheidungen schriftlich fest. Hierfür könnt ihr ebenfalls Miro oder ein anderes Tool heranziehen. Durch eine Verschriftlichung schafft ihr die Möglichkeit, den virtuellen Prozess nochmal Revue passieren zu lassen. Ihr könnt das Meeting auch aufnehmen und im Anschluss als Video zur Verfügung stellen. Eine schriftliche Zusammenfassung sollte trotzdem zusätzlich erstellt werden.
• Streicht das Wort »dringend« aus eurem Wortschatz. Dringlichkeit ist der Tod von kreativen Einfällen und hilft euch für diesen konkreten Moment im Treffen mit den Kolleg*innen nicht weiter. Betont stattdessen lieber den Grund, warum Dringlichkeit entstehen könnte. Das schafft ein gemeinsames Ziel, statt empfundenen Druck.

Ob remote oder vor Ort im gemeinsamen Büro: Meetings sind Teil des Arbeitsalltags. Mit unseren Tipps seid ihr nun bestens ausgestattet, um das Level an Effizienz in euren zukünftigen Meetings stark zu steigern. Macht alle Meetings zum Meeting eures Lebens. Wir wünschen viel Erfolg!